Adjoint administratif principal, Opérations mondiales liées aux essais cliniques

Employer
Merck
Location
Montreal (Kirkland), QC, CA
Posted
April 16 2018
Discipline
Other
Organization Type
Pharma
Requisition ID: ADM009267

La différence entre le potentiel et la réussite est le feu de l’innovation et de la créativité; voilà l’univers où évolue Merck depuis le début de son histoire de 125 ans. Avec sa gamme diversifiée de médicaments d’ordonnance, de vaccins et de produits de santé animale, Merck est fière d’une réussite qui repose sur son intégrité éthique, son dynamisme et sa mission inspirante de franchir de nouvelles étapes importantes dans le domaine des soins de santé à l’échelle mondiale.   La Division mondiale des produits pharmaceutiques (GHH) de Merck fonctionne selon l’idéologie suivante : les patients d’abord, les profits ensuite. Cette équipe de personnes ambitieuses au travail axé sur les résultats représente un équilibre fonctionnel entre l’atteinte des objectifs de l’entreprise et les besoins des gens partout dans le monde. La division comprend des professionnels en vente et en marketing qui sont passionnés par leur mission chez Merck : fournir des médicaments d’ordonnance, des vaccins et d’autres produits médicaux à nos clients partout dans le monde. Le titulaire de ce poste relève du directeur administratif, Recherche clinique. L’adjoint administratif principal travaille avec le directeur administratif à instaurer un milieu de travail efficace et structuré, en plus d’offrir son soutien administratif aux membres de l’équipe.  Les fonctions principales du titulaire du poste incluent, entre autres, les suivantes : 

  • Apporter un soutien administratif général selon les besoins.
  • Coordonner et réaliser plusieurs tâches tout en comprenant les principes de chaque projet et les compétences techniques liées aux tâches qui lui sont attribuées.
  • Réaliser ou achever différentes tâches qui lui sont attribuées et nécessitent une capacité d’analyse approfondie, un jugement autonome, de la créativité et des compétences en résolution de problèmes.
  • Colliger et analyser des renseignements confidentiels, préparer des rapports, des présentations, des ordres du jour et de la correspondance de degrés de complexité divers.
  • Concevoir des rapports, des présentations, des tableaux, des graphiques et des éléments de correspondance et faire des recherches préliminaires en utilisant les logiciels appropriés.
  • Coordonner des projets spéciaux.
  • Gérer le processus de paiement des fournisseurs, notamment les bons de commande, réconciliation des demandes d’achat, le traitement des factures et le suivi des questions connexes.
  • Assurer la gestion des cartes de crédit d’entreprise (p-Card et cartes pour les réunions) et le traitement des rapports de dépenses connexes. 
  • Tenir à jour le calendrier et l’horaire quotidien du directeur administratif, organiser les réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements.
  • Interagir avec des membres de la haute direction, tant à l’interne qu’à l’externe, que ce soit à l’échelle locale ou mondiale. 
  • Aider le directeur administratif dans le suivi des budgets et des rapports de cumul annuel, ainsi que la préparation des comptes de régularisation si nécessaire. Ouvrir des bons de commande, s’assurer de l’exactitude des factures reçues et mettre à jour les soldes des bons de commande en temps opportun et de façon précise.
  • Organiser les réunions du service et les visites à l’étranger au besoin (notamment en coordonnant la logistique des déplacements).
  • Tenir à jour la base de données des absences et des congés.
  • L’adjoint administratif principal doit connaître parfaitement toutes les politiques de Merck, notamment le Code de conduite de Merck, « Nos valeurs et normes », et s’y conformer.
 

Qualifications

Exigences : 
  • Diplôme d’études secondaires, un DEC en bureautique ou l’équivalent constitue un atout
  • Plus de cinq années d’expérience pertinente
  • Une connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) est essentielle
  • Connaissance de SAP/COMET
  • Compétences linguistiques : Bilinguisme (français et anglais), à l’écrit et à l’oral
 Atouts : 
  • Expérience en traitement des cartes de crédit d’entreprise
  • Expérience de SAP : Rapports de dépenses, bons de commandes et demandes de paiement, formulaires d’ajout de fournisseurs
  • Capacités à communiquer de manière professionnelle
  • Fait preuve des comportements de leadership suivants :
  • Talent pour les affaires : Comprend le fonctionnement de la société
  • Communications : Communique ouvertement et honnêtement, en considérant le point de vue des autres afin d’y répondre adéquatement
  • Volonté constante de perfectionnement : Se tient au courant des modifications apportées aux activités de l’entreprise
  • Créativité et innovation : Est en mesure de promouvoir de nouvelles choses, comme lancer une solution ou une procédure encore inconnue ou jamais testée dans le service
  • Diversité : S’engage à assurer et à promouvoir, au sein de notre personnel, un environnement dans lequel la diversité est valorisée et respectée
  • Souplesse : S’adapte et travaille efficacement dans différentes situations et avec divers groupes ou personnes
  • Résolution de problèmes : Planifie et organise son travail de manière autonome et efficace pour atteindre les objectifs
  • Travail d’équipe : Travaille dans un esprit de collaboration avec les autres
 

Votre rôle chez Merck est essentiel à la réalisation de percées qui auront un impact sur les prochaines générations et nous comptons sur vos compétences et votre créativité pour contribuer de façon significative aux avancées médicales partout sur la planète. Chez Merck, nous inventons pour la vie.  Nos employés constituent la clé du succès de notre société. Nous faisons preuve d'engagement envers eux en offrant un programme de récompenses concurrentiel et enrichissant. Les avantages de Merck sont conçus de façon à soutenir la grande variété d'objectifs, de besoins et de styles de vie de nos employés et des nombreuses personnes qui comptent le plus dans leurs vies. Merck souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et adopte fièrement la diversité sous tous ses aspects. 

Représentants des firmes de recherche de candidatsVeuillez lire attentivement :  Merck n'accepte aucune aide non sollicitée de la part de firmes de recherche pour cette offre d'emploi. Nous vous prions de ne pas téléphoner ni envoyer de courriels. Tous les curriculum vitæ transmis par des firmes de recherche à un employé de Merck par courriel, Internet ou de quelque autre façon que ce soit sans détenir une entente écrite en vigueur pour ce poste, deviendront la propriété exclusive de Merck. Aucun paiement ne sera versé dans l'éventualité où un candidat serait embauché par Merck à la suite d'une recommandation ou autre méthode.

Job: Administrative Svcs Generic
Other Locations:
Employee Status: Regular
Travel: No
Number of Openings:
Shift (if applicable):
Hazardous Materials:
Company Trade Name: Merck

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